A volte fanno centro, a volte no e a volte vengono semplicemente ignorate…

Di cosa sto parlando? Delle email, ovviamente!

Tutti noi ne spediamo decine ogni giorno, e non è esagerato definirle come la colonna portate della comunicazioni inter e intra-aziendali.

Proprio per la loro importanza, quindi, è necessario saperle scrivere bene e utilizzare i giusti espedienti per renderle più leggibili, efficaci e a prova di noia.

Ecco tre consigli che puoi applicare fin da subito per migliorare le tue comunicazioni via posta elettronica.

Rispettati e verrai rispettato

Uno scambio comunicativo viene definito “buono” quando, una volta concluso, entrambe le parti ne escono soddisfatte.

È importante, quindi, che sia presente all’interno della conversazione quella che in pragmatica (la scienza che studia il rapporto tra comunicazione, interlocutori e ambiente) viene chiamata “parità psicologica”.

Secondo questa regola, infatti, nessuno degli interlocutori deve porsi come “inferiore” rispetto all’altro, alternando i ritmi della conversazione in modo sano e non opprimente per nessuna delle parti.

Ciò significa che anche nei confronti di persone verso le quali proviamo un certo grado di rispetto non dobbiamo mostrarci poco sicuri di noi stessi: è il modo più facile per comunicare inesperienza e autodistruggersi.

Questo princìpio non vale soltanto per le conversazioni faccia a faccia, ma anche per tutte le altre tipologie di scambio comunicativo.

Se nelle nostre mail ci poniamo come insicuri anche quando dobbiamo avanzare delle richieste, ad esempio, perdiamo credibilità e impugniamo il coltello dalla parte della lama.

Esordire, soprattutto nei confronti di un cliente, con un “Buongiorno, scusi il disturbo, possiamo parlare?” è un ottimo modo per auto-sabotarsi e identificarsi subito in una figura fastidiosa.

Se credi che sia drastico, pensa bene a cosa comunichi esordendo in quel modo.

Anzitutto ti stai scusando (senza motivo) e in questo modo stai implicitamente dicendo al tuo cliente che hai fatto o pensi di aver fatto qualcosa di male.

In secondo luogo la parola “disturbo” non potrà fare altro che danneggiarti ulteriormente: perché dovresti essere un disturbo per il tuo cliente?

Se continui ad utilizzare un lessico di questo tipo e a tenere un atteggiamento remissivo, le tue mail saranno meno efficaci e le tue richieste avranno meno possibilità di essere assecondate.

Prova a sostituire quell’apertura con: “Buongiorno, è un buon momento per parlare?”.

Già meglio, non trovi?

Essere chiari o essere ignorati

Un’altra regola d’oro per scrivere una mail coinvolgente è quella di scrivere messaggi chiari.

Il tuo destinatario, già dalle prime righe della tua mail, deve capire tre cose fondamentali:

• Cosa vuoi
• Come lo vuoi
• Perché lo vuoi

Che ci piaccia o no, la nostra soglia dell’attenzione è davvero bassa, e tendiamo a stancarci facilmente quando non capiamo qualcosa nell’immediato.

Per questo motivo è importante centrare subito il punto del discorso, evitando (dove possibile) di scrivere messaggi troppo lunghi.

Essere chiari, poi, passa anche per le scelte lessicali.

Persino nelle mail formali, che richiedono un stile di scrittura più “elevato”, esprimiti attraverso un linguaggio semplice e grammaticalmente corretto.

Evita termini eccessivamente difficili o arzigogolati (ecco, capisci che intendo?).

Esprimere il tuo messaggio con chiarezza e semplicità farà la differenza.

Non stancare l’occhio

Migliorare la leggibilità grafica della nostra mail non solo la renderà più ordinata, ma anche più invitante agli occhi dei nostri potenziali lettori.

Evita di scrivere i cosiddetti “muri di testo”, piuttosto lascia un’interlinea che non affatichi la vista del lettore.

Quando puoi, utilizza formattazioni grafiche particolari per evidenziare ciò che ritieni più importante: ad esempio, puoi usare il grassetto, il sottolineato o gli elenchi puntati.

Vai a capo quando serve, e non accumulare il testo mettendo due frasi sulla stessa riga, specie se tra loro non sono legate semanticamente.

Il segreto sta sempre nel dare al lettore l’impressione di leggere un testo "pulito visivamente", che non stanca alla lettura dopo pochi secondi per quanto è fitto.

Scrivere bene è un’arte che si impara giorno dopo giorno, e sfruttare questa abilità nella stesura delle email ci permetterà di rendere i nostri messaggi più coinvolgenti ed efficaci.

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