Quando la maggior parte delle riunioni si svolgeva fisicamente, prima di partire per l’ufficio, si faceva in modo di avere tutto il necessario.

– Preparato il contratto? Controllare.

– Opuscoli, schede informative, altro materiale cartaceo? Controllare.

– Biro porta fortuna? Controllare.

Ma al giorno d’oggi sempre più le riunioni si svolgono praticamente in videoconferenza. E questo cambia radicalmente la lista di controllo per organizzare una videoconferenza.

Quindi, ecco una nuova lista di controllo pre-presentazione, adattata all’era della condivisione dello schermo e audio conferenza, per organizzare una videoconferenza di successo.

1) Determinare quale strumento si intende utilizzare per presentare.

La maggior parte delle aziende con una forza vendita interna ha una piattaforma di video conferenza in atto, come ad esempio GoToMeeting.

Quando si imposta un appuntamento con un client, assicurarsi che loro siano in grado di utilizzare il link che riceveranno prima dell’incontro, e se non, formulare un piano B, come una sessione di ritrovo Skype o Google.

Chiedere anche se vogliono registrare la riunione, e prendere nota della loro preferenza.

2) Determinare se si parla tramite il telefono cellulare, VoIP, o built-in funzionalità audio.

3) Chiedete al vostro utente che dispositivo verrà utilizzato per accedere alla riunione.

Se hanno intenzione di utilizzare uno smartphone o tablet, ricordare loro di scaricare l’applicazione appropriata di incontro virtuale in anticipo.

4) Impostare l’incontro e mandare gli inviti.

Scegliere l’opzione di incontro che consente a entrambe le parti di parlare. Ad esempio, GoToMeeting dispone di una opzione “GoToWebinar” che consente di far aderire fino a 100 partecipanti.
Utilizzare un titolo preciso per assegnare un nome alla riunione. Includi il tuo nome e lo scopo della chiamata.
Inserire la data e l’ora corrette. Essere consapevoli dei fusi orari.
Selezionare l’opzione audio destro. Linea Conferenza, built-in funzionalità audio, o VoIP.
Mettetevi l’host. Questo vi permetterà di condividere lo schermo e modificare le informazioni sulla riunione, se necessario.

5) inviare l’invito per il vostro prospetto.

Una volta creata la riunione, il sistema visualizzerà il link partecipante, codice conferenze e le informazioni sulla chiamata. Invia tutte queste informazioni al vostro utente. Se lo strumento non genera automaticamente le istruzioni per partecipare alla riunione (la maggior parte lo fanno), scrivere una frase o due per spiegare al partecipante cosa fare quando sarà il momento. Titolo della e-mail con il tema dell’incontro, la data, l’ora e il tuo nome in modo che l’utente possa facilmente trovare tutto.

6) Partecipa alla riunione presto.

In qualità di presentatore, si deve arrivare alla riunione presto per garantire che tutto funzioni correttamente. Le difficoltà tecniche potrebbero infastidire i partecipanti.

Se si sta utilizzando built-in audio o VoIP, collegare l’auricolare e parlare nel microfono per assicurarsi che il partecipante sarà in grado di sentirvi (la maggior parte degli strumenti mostrerà i livelli di voce per fornire un’indicazione visiva della audio). Regolare i livelli, se necessario. Doppio controllo di essere in grado di condividere lo schermo.

7) Preparare il computer per la condivisione dello schermo.

Se si dispone di un video, presentazione di PowerPoint, o qualche altro aiuto visivo che si pensa di utilizzare durante la presentazione, aprirlo, ingrandirlo, e centrarlo sullo schermo. Chiudere tutte le altre schede o finestre che potrebbero distrarre il vostro partecipante.

8) Messaggio di benvenuto ai partecipanti tramite la funzione di chat.

Se la vostra piattaforma di web conferencing ha una chat e più di un partecipante è sulla chiamata, scrivere un breve saluto nella casella di messaggistica. Lasciate che gli ospiti possano digitare una domanda se non si sentono a proprio agio interrompendo la presentazione per chiedere qualcosa.

9) Una volta che tutti i partecipanti si sono uniti, condividere lo schermo.

Prima di lanciarsi in una riunione, chiedere a tutti di verificare che essi possono vedere lo schermo e sentire.

10) Premere il pulsante di registrazione, se necessario.

Se i tuoi partecipanti ti hanno chiesto di registrare la riunione, assicurarsi di fare clic sul pulsante di registrazione prima di iniziare. Invia la presentazione a tutti i partecipanti in seguito.

11) Se qualcosa va storto, non farti prendere dal panico.

Per tutto il tempo e lo sforzo che mettete nell’ organizzare una videoconferenza, c’è ancora una possibilità che qualcosa possa andare storto. Il computer si blocca. L’audio smette di funzionare. Il tuo vicino di casa inizia ossessivamente a falciare il loro piccolo pezzo di prato proprio fuori della finestra alle 2 del pomeriggio.

La cosa migliore che puoi fare in queste situazioni è quello di mantenere la calma. Ognuno ha avuto un cattivo funzionamento della tecnologia ad un certo punto della sua carriera. Cercare di tornare in pista il più velocemente possibile. Se non si è installato e funzionante di nuovo dopo tre o quattro minuti, chiedere ai partecipanti di riprogrammare nell’interesse di non sprecare il loro tempo. Poi risolvere il problema da soli o offline con il reparto IT per assicurarsi che non accada di nuovo.